Como importar artigos e pontos de entrega a partir do Excel?

Usa a opção Importar do Excel para criares muitos artigos ou pontos de entrega de uma só vez a partir de uma folha de cálculo, em vez de os adicionares um a um. A opção está dentro do botão Adicionar de cada lista.

Onde a encontrar

Nas listas de Artigos e de Pontos de Entrega/Recolha, o botão Adicionar tem uma seta do lado direito. Seleciona a seta e escolhe Importar do Excel. Se selecionares o próprio Adicionar, continua a abrir o formulário para criar um único registo.

💡 Nota: se só vires Adicionar, sem a seta, a importação do Excel não está ativa para a tua conta ou para o teu perfil de utilizador. Fala com o teu administrador.

Instruções

1. Acede ao menu Artigos ou Pontos de Entrega/Recolha, no menu lateral.
2. Seleciona a seta ao lado de Adicionar e escolhe Importar do Excel. Abre-se a janela Importar Artigos (ou Importar Pontos de Entrega/Recolha).
3. Em Instruções, seleciona Descarregar Modelo e guarda o ficheiro Excel.
4. Preenche o ficheiro, uma linha por registo. Mantém a primeira linha (os cabeçalhos) e a ordem das colunas tal como estão: estes ficheiros são lidos pela posição das colunas, por isso não mudes, apagues nem acrescentes colunas.
5. De volta à janela, arrasta o ficheiro para a área de carregamento, ou clica na área para o escolheres.
6. Seleciona Carregar.
7. Consulta o Resumo da Importação: Importados mostra quantos registos foram guardados, e Avisos e Erros indicam cada problema com o número da linha, para poderes corrigir essas linhas e voltar a importá-las.
8. Seleciona Fechar. A lista é atualizada com os registos importados.

💡 Nota: se tiveres um cliente selecionado na barra superior, todos os artigos e pontos de entrega importados ficam associados a esse cliente.

O que vai no modelo de artigos

O modelo tem cinco folhas, lidas por esta ordem. Só a primeira é obrigatória:

• Artigos: Código, Descrição, Abreviatura, Un. Medida, Peso (kg), Lotes?, N.º Série?, Data de Validade?, Dispositivo de Segurança?, Observações. Código e Descrição são obrigatórios.
• Lotes: Código Artigo, Lote, Data Validade, Ativo.
• Códigos de Barras: Código Artigo, Código, Tipo.
• Números de Série: Código Artigo, Lote, Número de Série, Ativo.
• Guia de Preenchimento: os valores aceites em cada campo, como os valores de sim/não (true, yes, 1, sim, si), as unidades de medida (UN, KG, L, entre outras), os tipos de código de barras (GTIN, CNP, entre outros) e os formatos de data.

Nas folhas Lotes, Códigos de Barras e Números de Série, o Código Artigo tem de ser o Código de um artigo que já exista ou que esteja na folha Artigos do mesmo ficheiro.

Se o Código de uma linha já existir, esse artigo é atualizado em vez de duplicado, e as células que deixares em branco mantêm os valores atuais do artigo.

O que vai no modelo de pontos de entrega

Uma folha com Nome, Nome Comercial, Código Externo, Tipo, NIF, GLN, Morada, Código Postal, Cidade, País, Email e Telefone, mais uma folha Guia de Preenchimento.

• As linhas sem Nome são ignoradas.
• O Nome Comercial assume o Nome se ficar em branco.
• O Tipo aceita CLIENT e SUPPLIER, vários separados por vírgulas. Em branco, assume CLIENT.

💡 Nota: cada linha cria um novo ponto de entrega. A importação não procura um ponto já existente para o atualizar, por isso não carregues o mesmo ficheiro duas vezes.

Guias de receção e de expedição: ficheiros do teu ERP

O botão Adicionar das Guias de Receção e das Guias de Expedição tem a mesma opção Importar do Excel. Aí, a importação reconhece as colunas pelo nome do cabeçalho e não pela posição, por isso aceita também ficheiros exportados de outro sistema, incluindo uma única folha com uma linha por artigo:

1. Escolhe o ficheiro. A aplicação lê-o antes de importar e mostra um de três resultados:
   • Modelo WMS reconhecido: o ficheiro é o modelo da própria aplicação, em qualquer idioma. Seleciona Carregar.
   • A usar o perfil seguido de um nome: as colunas correspondem a um perfil de associação que guardaste antes. Seleciona Alterar se o quiseres rever.
   • O painel Associar as colunas do ficheiro, para qualquer outro ficheiro.
2. No painel, escolhe a Estrutura do ficheiro: Duas folhas (documentos e linhas) ou Uma folha (uma linha por artigo). Se os cabeçalhos não estiverem na linha 1, altera a Linha dos cabeçalhos.
3. Em Campos do documento e Campos da linha, escolhe a coluna do teu ficheiro que preenche cada campo. Ao lado de cada escolha aparece um valor de exemplo do ficheiro. Os campos com * são obrigatórios: o código do documento de origem, o código do artigo e a quantidade, e ainda o ponto de entrega nas guias de expedição.
4. Em Correspondência, escolhe como são encontrados os pontos de entrega (Encontrar Ponto de Entrega por), como são encontrados os artigos (Encontrar artigos por: código do artigo (SKU) ou um tipo de código de barras) e o Formato de data.
5. Para reutilizares esta associação, marca Guardar como perfil e indica um Nome do perfil. O próximo ficheiro com os mesmos cabeçalhos é reconhecido automaticamente.
6. Seleciona Carregar.

Numa folha única, as linhas com o mesmo código do documento de origem formam um só documento. Se essas linhas não coincidirem nos dados do próprio documento, é usada a primeira linha e as restantes são indicadas como avisos.

💡 Nota: um perfil de associação pertence ao cliente escolhido para a importação. Marca Disponível para todos os clientes para o partilhares com todos os clientes. Para apagares um perfil, escolhe-o em Perfil de associação e seleciona Apagar perfil.

💡 Nota: se o ficheiro não puder ser lido, por exemplo por não ser um ficheiro Excel .xlsx, aparece uma única mensagem, "Não foi possível ler o ficheiro.", e o Carregar fica desativado até escolheres outro ficheiro.

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