Política de Privacidade

1. Introdução

Esta Política de Privacidade explica como a LogisticsWMS recolhe, processa e protege dados pessoais quando utiliza a plataforma LogisticsWMS e as suas funcionalidades de inteligência artificial integradas.

A LogisticsWMS é uma plataforma de gestão de armazém baseada na cloud, concebida para apoiar operações de armazém, controlo de inventário e fluxos de trabalho logísticos.

A plataforma inclui um assistente com inteligência artificial chamado Ticks, concebido para ajudar os utilizadores a interagir com o sistema, obter informações, gerar relatórios e apoiar a tomada de decisões operacionais.

Esta política descreve:

• que informações recolhemos
• como utilizamos e protegemos os seus dados
• como o assistente de IA funciona
• os seus direitos ao abrigo das leis europeias de proteção de dados

A LogisticsWMS processa dados pessoais em conformidade com:

• Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (UE) 2016/679 (RGPD)
• Regulamento da UE relativo à Inteligência Artificial (Regulamento UE 2024/1689)

2. Funções e Responsabilidades

Quando as organizações utilizam a plataforma LogisticsWMS:

• A organização cliente atua como Responsável pelo Tratamento dos Dados, determinando como os dados operacionais e empresariais são utilizados nas suas operações de armazém.
• A LogisticsWMS atua como Subcontratante, processando dados em nome do cliente para fornecer o serviço de software.

A LogisticsWMS pode atuar como Responsável pelo Tratamento para fins limitados, tais como:

• manutenção da segurança da plataforma
• monitorização do desempenho do sistema
• melhoria da plataforma
• cumprimento de obrigações legais e regulamentares
• acompanhamento da implementação da plataforma junto dos seus clientes e parceiros de implementação, incluindo os inquéritos de satisfação descritos na secção 12.

3. Visão Geral do Assistente de IA

A plataforma LogisticsWMS inclui um assistente com inteligência artificial chamado Ticks.

O Ticks é uma interface conversacional alimentada por modelos de linguagem de grande escala, concebida para ajudar os utilizadores a gerir operações de armazém e interagir com a plataforma.

Dependendo das funcionalidades ativadas pelo cliente, o assistente pode:

• responder a perguntas sobre produtos, inventário e operações de armazém
• obter e resumir informações da base de dados do armazém
• auxiliar os utilizadores na navegação da plataforma e documentação
• gerar relatórios operacionais e exportar dados (como ficheiros CSV ou JSON)
• fornecer insights operacionais ou recomendações com base nos dados disponíveis
• auxiliar na automatização de fluxos de trabalho ou acionar ações operacionais predefinidas dentro da plataforma, quando configurado pelo cliente.

As capacidades do assistente de IA podem evoluir ao longo do tempo à medida que novas funcionalidades são introduzidas.

O nível de automatização depende das funcionalidades específicas ativadas no ambiente do cliente.

4. Limitações Importantes dos Sistemas de IA

Os sistemas de inteligência artificial podem ocasionalmente gerar respostas imprecisas, incompletas ou desatualizadas.

Os utilizadores devem estar cientes de que:

• os resultados de IA podem conter erros
• o sistema pode gerar informações plausíveis mas incorretas
• as respostas podem refletir o contexto do sistema disponível e não a totalidade do ambiente operacional.

Os resultados gerados pela IA devem, portanto, ser revistos e interpretados com julgamento profissional adequado.

Quando a funcionalidade de IA fornece recomendações ou suporte a fluxos de trabalho, o sistema é concebido para operar dentro de permissões, controlos e configurações operacionais definidos.

5. Dados Recolhidos ao Utilizar a Plataforma

Quando utiliza a plataforma LogisticsWMS, incluindo o assistente de IA, certas informações podem ser processadas.

Dados de Identificação do Utilizador

Estes podem incluir:

• nome de utilizador
• endereço de email
• identificadores de conta de utilizador
• identificador de tenant associado à organização que utiliza a plataforma.

Dados Operacionais do Sistema

Estes podem incluir dados operacionais armazenados na plataforma, tais como:

• identificadores de produtos
• informações de inventário
• localizações de armazém
• dados de encomendas e expedições
• registos operacionais relacionados com processos de armazém.

Dados de Conversação com IA

Ao interagir com o assistente de IA, o sistema pode processar:

• mensagens submetidas pelos utilizadores
• respostas geradas pelo assistente de IA
• timestamps associados a cada interação
• informações contextuais do sistema utilizadas para gerar respostas.

Feedback dos Utilizadores

Os utilizadores podem opcionalmente fornecer feedback sobre as respostas de IA, incluindo:

• avaliações positivas ou negativas
• pedidos de revisão humana
• comentários relacionados com a qualidade dos resultados de IA.

Dados Gerados

O assistente de IA pode gerar ficheiros ou relatórios a pedido do utilizador, incluindo:

• exportações CSV
• ficheiros JSON
• resumos operacionais.

6. Finalidades do Tratamento de Dados

A LogisticsWMS processa dados para as seguintes finalidades:

• fornecer funcionalidades de gestão de armazém
• permitir interação assistida por IA com a plataforma
• melhorar a usabilidade e desempenho do sistema
• diagnosticar problemas técnicos e manter a fiabilidade do sistema
• monitorizar a segurança da plataforma e prevenir utilização indevida
• manter registos de auditoria para fins de conformidade e segurança
• melhorar a funcionalidade de IA e as capacidades do sistema.

Alguns registos de conversação podem ser revistos por pessoal autorizado para melhorar o desempenho e a precisão do sistema.

Todo o pessoal envolvido em tais revisões está vinculado por obrigações de confidencialidade e proteção de dados.

7. Processamento de IA por Fornecedores Terceiros

O assistente de IA utiliza modelos de inteligência artificial fornecidos através da API da OpenAI.

Quando os utilizadores interagem com o assistente de IA:

• certas mensagens e contexto operacional podem ser transmitidos para sistemas da OpenAI para processamento
• a OpenAI processa estes dados estritamente como fornecedor de serviços em nome da LogisticsWMS
• a OpenAI não utiliza dados de API submetidos através da plataforma para treinar os seus modelos.

De acordo com as políticas de API da OpenAI:

• os dados podem ser temporariamente retidos para fins de monitorização de abuso
• esses dados são tipicamente retidos por um período limitado e depois eliminados.

Para reduzir o processamento de informações pessoais:

• dados pessoais identificáveis podem ser filtrados ou minimizados antes da transmissão, quando possível
• dados operacionais de armazém necessários para gerar respostas podem ainda ser transmitidos.

8. Transferências Internacionais de Dados

O processamento de IA pode envolver a transferência de dados operacionais limitados para fornecedores de serviços localizados fora do Espaço Económico Europeu, incluindo os Estados Unidos.

Quando tais transferências ocorrem, são implementadas salvaguardas adequadas, incluindo:

• Cláusulas Contratuais-Tipo aprovadas pela Comissão Europeia
• compromissos contratuais dos fornecedores de serviços para proteger dados pessoais.

Estas salvaguardas garantem que os dados pessoais recebem um nível adequado de proteção consistente com os padrões europeus de proteção de dados.

9. Retenção de Dados

A LogisticsWMS retém dados apenas pelo tempo necessário para fornecer a plataforma e cumprir obrigações legais.

Os períodos de retenção típicos podem incluir:

• registos de conversação de IA retidos para fins operacionais e de melhoria por até 24 meses
• registos de segurança e auditoria retidos por até 7 anos, quando exigido para fins legais ou regulamentares.

Os períodos de retenção podem variar dependendo de acordos contratuais ou requisitos legais.

10. Segurança e Isolamento de Dados

A LogisticsWMS implementa medidas técnicas e organizativas concebidas para proteger dados pessoais.

Estas medidas incluem:

• canais de comunicação encriptados
• mecanismos de autenticação segura
• controlos de acesso baseados em funções
• monitorização e registo de atividade do sistema
• salvaguardas de segurança de infraestrutura e cloud.

A plataforma utiliza uma arquitetura multi-tenant com separação estrita dos dados organizacionais.

Os dados de cada organização são logicamente isolados para impedir o acesso por outros tenants.

11. Supervisão Humana

A funcionalidade de IA dentro da LogisticsWMS opera sob supervisão humana.

Pessoal autorizado pode rever interações de IA para:

• avaliar o desempenho do sistema
• identificar erros ou resultados inesperados
• melhorar a funcionalidade do sistema
• garantir a conformidade com requisitos de segurança e proteção de dados.

Os utilizadores podem também solicitar revisão humana de interações específicas de IA através de funcionalidades da plataforma.

12. Acompanhamento da Implementação e Inquéritos de Satisfação

A implementação da LogisticsWMS no cliente pode ser feita pela própria LogisticsWMS ou por um parceiro de implementação. Para garantir a qualidade de cada implementação, a LogisticsWMS acompanha o seu progresso e pergunta ao cliente como correu. Neste tratamento, a LogisticsWMS atua como Responsável pelo Tratamento.

Que dados tratamos

• nome, endereço de email e língua da pessoa de contacto indicada para a implementação, no cliente e no parceiro
• datas, sessões, adiamentos e estado da implementação, indicados pelo parceiro ou registados pela LogisticsWMS
• as respostas ao inquérito: a probabilidade de recomendar quem implementou (0 a 10), o cumprimento das datas, o conhecimento do consultor, a autonomia da equipa, um comentário opcional e as opções "pode partilhar o meu comentário com o parceiro" e "gostava que me contactassem"
• indicadores agregados de utilização da plataforma (se a conta foi ativada, o número de operações nos últimos dias e a data da última atividade), usados apenas para confirmar o progresso indicado pelo parceiro. Não são usados os dados operacionais do armazém.

Para que os usamos e com que fundamento

• pedir ao parceiro a data e o progresso da implementação e, quando termina, pedir a opinião do cliente
• contactar o cliente quando a avaliação é baixa ou quando pede para ser contactado
• avaliar a qualidade dos parceiros de implementação, incluindo na escolha do parceiro a propor a novos clientes.

O fundamento é o interesse legítimo da LogisticsWMS em garantir a qualidade do serviço que o cliente contratou e em gerir a sua rede de parceiros (artigo 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD). Estes emails são comunicações de serviço sobre a implementação, sem conteúdo de marketing: não são afetados pela subscrição da newsletter. Responder ao inquérito é opcional. Pode opor-se a este tratamento a qualquer momento, respondendo ao email ou escrevendo para [email protected]; deixamos então de enviar estes emails.

Nenhuma decisão com efeitos jurídicos ou significativos é tomada de forma exclusivamente automatizada: as avaliações são analisadas por pessoas da LogisticsWMS.

Como funcionam os links

Cada email tem um link pessoal para uma página do inquérito. Abrir o link não regista nenhuma resposta: só o envio do formulário o faz. A página não usa cookies nem conteúdo de terceiros, não é indexada por motores de busca e o link expira após 14 dias.

Quem tem acesso

• a equipa da LogisticsWMS
• o parceiro de implementação vê o seu comentário apenas se o autorizar no inquérito
• a Brevo (Sendinblue SAS, França), que envia os emails em nome da LogisticsWMS como subcontratante
• a Google Cloud, onde os dados são alojados, como subcontratante.

Durante quanto tempo

Os dados da implementação e as respostas ao inquérito são conservados enquanto durar a relação com o cliente e até 3 anos depois de terminar, salvo se se opuser antes. Um link não respondido deixa de funcionar após 14 dias.

13. Os Seus Direitos ao Abrigo do RGPD

Os indivíduos localizados na União Europeia têm os seguintes direitos relativamente aos seus dados pessoais:

• o direito de aceder aos dados pessoais
• o direito de corrigir dados inexatos
• o direito de solicitar a eliminação dos dados pessoais quando aplicável
• o direito de restringir o tratamento
• o direito de se opor a certos tipos de tratamento
• o direito à portabilidade dos dados quando aplicável.

Os pedidos relativos a dados pessoais devem normalmente ser dirigidos à organização que atua como Responsável pelo Tratamento.

A LogisticsWMS assistirá os clientes no cumprimento de tais pedidos quando exigido pelo RGPD.

Para o tratamento descrito na secção 12, em que a LogisticsWMS é Responsável pelo Tratamento, os pedidos devem ser dirigidos diretamente a [email protected]. Tem também o direito de apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) ou à autoridade de controlo do seu país.

14. Transparência da IA

Em conformidade com o Regulamento da UE relativo à Inteligência Artificial, os utilizadores são informados quando estão a interagir com um sistema de inteligência artificial.

As respostas, recomendações e resultados de IA dentro da plataforma são gerados automaticamente por modelos de aprendizagem automática.

A funcionalidade de IA fornecida na plataforma é concebida para apoiar a eficiência operacional e a interação com o utilizador.

Certas funcionalidades podem incluir assistência automatizada, recomendações ou ações de fluxo de trabalho predefinidas, dependendo da configuração do sistema e das definições do cliente.

Quando a natureza da funcionalidade de IA ou a sua utilização prevista exigir transparência, governança ou documentação adicionais, a LogisticsWMS pode fornecer avisos suplementares ou documentação do produto.

15. Atualizações a Esta Política

Esta Política de Privacidade pode ser atualizada periodicamente para refletir:

• alterações nas leis e regulamentos aplicáveis
• melhorias na plataforma
• atualizações à funcionalidade de IA.

Quando exigido, os utilizadores serão notificados de atualizações significativas.

16. Contacto

Se tiver questões sobre esta Política de Privacidade ou sobre o tratamento de dados pessoais na plataforma LogisticsWMS, por favor contacte:

LogisticsWMS
[email protected]