Política de Privacidad

1. Introducción

Esta Política de Privacidad explica cómo LogisticsWMS recopila, procesa y protege los datos personales cuando utiliza la plataforma LogisticsWMS y sus funcionalidades de inteligencia artificial integradas.

LogisticsWMS es una plataforma de gestión de almacén basada en la nube, diseñada para apoyar las operaciones de almacén, el control de inventario y los flujos de trabajo logísticos.

La plataforma incluye un asistente con inteligencia artificial llamado Ticks, diseñado para ayudar a los usuarios a interactuar con el sistema, obtener información, generar informes y apoyar la toma de decisiones operativas.

Esta política describe:

• qué información recopilamos
• cómo utilizamos y protegemos sus datos
• cómo funciona el asistente de IA
• sus derechos bajo las leyes europeas de protección de datos

LogisticsWMS procesa datos personales de conformidad con:

• Reglamento General de Protección de Datos (UE) 2016/679 (RGPD)
• Reglamento de la UE sobre Inteligencia Artificial (Reglamento UE 2024/1689)

2. Roles y Responsabilidades

Cuando las organizaciones utilizan la plataforma LogisticsWMS:

• La organización cliente actúa como Responsable del Tratamiento de Datos, determinando cómo se utilizan los datos operativos y empresariales en sus operaciones de almacén.
• LogisticsWMS actúa como Encargado del Tratamiento, procesando datos en nombre del cliente para proporcionar el servicio de software.

LogisticsWMS puede actuar como Responsable del Tratamiento para fines limitados tales como:

• mantenimiento de la seguridad de la plataforma
• monitorización del rendimiento del sistema
• mejora de la plataforma
• cumplimiento de obligaciones legales y reglamentarias.

3. Visión General del Asistente de IA

La plataforma LogisticsWMS incluye un asistente con inteligencia artificial llamado Ticks.

Ticks es una interfaz conversacional alimentada por modelos de lenguaje de gran escala, diseñada para ayudar a los usuarios a gestionar operaciones de almacén e interactuar con la plataforma.

Dependiendo de las funcionalidades activadas por el cliente, el asistente puede:

• responder preguntas sobre productos, inventario y operaciones de almacén
• obtener y resumir información de la base de datos del almacén
• ayudar a los usuarios a navegar por la plataforma y la documentación
• generar informes operativos y exportar datos (como archivos CSV o JSON)
• proporcionar insights operativos o recomendaciones basadas en los datos disponibles
• ayudar con la automatización de flujos de trabajo o activar acciones operativas predefinidas dentro de la plataforma cuando el cliente lo configure.

Las capacidades del asistente de IA pueden evolucionar con el tiempo a medida que se introducen nuevas funcionalidades.

El nivel de automatización depende de las funcionalidades específicas activadas en el entorno del cliente.

4. Limitaciones Importantes de los Sistemas de IA

Los sistemas de inteligencia artificial pueden generar ocasionalmente respuestas inexactas, incompletas o desactualizadas.

Los usuarios deben ser conscientes de que:

• los resultados de IA pueden contener errores
• el sistema puede generar información plausible pero incorrecta
• las respuestas pueden reflejar el contexto del sistema disponible y no la totalidad del entorno operativo.

Los resultados generados por la IA deben, por lo tanto, ser revisados e interpretados con juicio profesional adecuado.

Cuando la funcionalidad de IA proporciona recomendaciones o soporte de flujos de trabajo, el sistema está diseñado para operar dentro de permisos, controles y configuraciones operativas definidos.

5. Datos Recopilados al Usar la Plataforma

Cuando utiliza la plataforma LogisticsWMS, incluido el asistente de IA, cierta información puede ser procesada.

Datos de Identificación del Usuario

Estos pueden incluir:

• nombre de usuario
• dirección de correo electrónico
• identificadores de cuenta de usuario
• identificador de tenant asociado a la organización que utiliza la plataforma.

Datos Operativos del Sistema

Estos pueden incluir datos operativos almacenados en la plataforma tales como:

• identificadores de productos
• información de inventario
• ubicaciones de almacén
• datos de pedidos y envíos
• registros operativos relacionados con procesos de almacén.

Datos de Conversación con IA

Al interactuar con el asistente de IA, el sistema puede procesar:

• mensajes enviados por los usuarios
• respuestas generadas por el asistente de IA
• timestamps asociados a cada interacción
• información contextual del sistema utilizada para generar respuestas.

Feedback de los Usuarios

Los usuarios pueden opcionalmente proporcionar feedback sobre las respuestas de IA, incluyendo:

• valoraciones positivas o negativas
• solicitudes de revisión humana
• comentarios relacionados con la calidad de los resultados de IA.

Datos Generados

El asistente de IA puede generar archivos o informes a solicitud del usuario, incluyendo:

• exportaciones CSV
• archivos JSON
• resúmenes operativos.

6. Finalidades del Tratamiento de Datos

LogisticsWMS procesa datos para las siguientes finalidades:

• proporcionar funcionalidades de gestión de almacén
• permitir la interacción asistida por IA con la plataforma
• mejorar la usabilidad y el rendimiento del sistema
• diagnosticar problemas técnicos y mantener la fiabilidad del sistema
• monitorizar la seguridad de la plataforma y prevenir el uso indebido
• mantener registros de auditoría para fines de cumplimiento y seguridad
• mejorar la funcionalidad de IA y las capacidades del sistema.

Algunos registros de conversación pueden ser revisados por personal autorizado para mejorar el rendimiento y la precisión del sistema.

Todo el personal involucrado en dichas revisiones está sujeto a obligaciones de confidencialidad y protección de datos.

7. Procesamiento de IA por Proveedores Terceros

El asistente de IA utiliza modelos de inteligencia artificial proporcionados a través de la API de OpenAI.

Cuando los usuarios interactúan con el asistente de IA:

• ciertos mensajes y contexto operativo pueden ser transmitidos a los sistemas de OpenAI para su procesamiento
• OpenAI procesa estos datos estrictamente como proveedor de servicios en nombre de LogisticsWMS
• OpenAI no utiliza los datos de API enviados a través de la plataforma para entrenar sus modelos.

Según las políticas de API de OpenAI:

• los datos pueden ser retenidos temporalmente para fines de monitorización de abuso
• dichos datos son típicamente retenidos durante un período limitado y luego eliminados.

Para reducir el procesamiento de información personal:

• los datos personales identificables pueden ser filtrados o minimizados antes de la transmisión cuando sea posible
• los datos operativos de almacén necesarios para generar respuestas pueden seguir siendo transmitidos.

8. Transferencias Internacionales de Datos

El procesamiento de IA puede implicar la transferencia de datos operativos limitados a proveedores de servicios ubicados fuera del Espacio Económico Europeo, incluidos los Estados Unidos.

Cuando tales transferencias ocurren, se implementan salvaguardas adecuadas, incluyendo:

• Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea
• compromisos contractuales de los proveedores de servicios para proteger los datos personales.

Estas salvaguardas garantizan que los datos personales reciben un nivel adecuado de protección consistente con los estándares europeos de protección de datos.

9. Retención de Datos

LogisticsWMS retiene datos solo durante el tiempo necesario para proporcionar la plataforma y cumplir con las obligaciones legales.

Los períodos de retención típicos pueden incluir:

• registros de conversación de IA retenidos para fines operativos y de mejora durante hasta 24 meses
• registros de seguridad y auditoría retenidos durante hasta 7 años, cuando sea requerido para fines legales o regulatorios.

Los períodos de retención pueden variar dependiendo de acuerdos contractuales o requisitos legales.

10. Seguridad y Aislamiento de Datos

LogisticsWMS implementa medidas técnicas y organizativas diseñadas para proteger los datos personales.

Estas medidas incluyen:

• canales de comunicación encriptados
• mecanismos de autenticación segura
• controles de acceso basados en roles
• monitorización y registro de la actividad del sistema
• salvaguardas de seguridad de infraestructura y nube.

La plataforma utiliza una arquitectura multi-tenant con separación estricta de los datos organizacionales.

Los datos de cada organización están lógicamente aislados para impedir el acceso por otros tenants.

11. Supervisión Humana

La funcionalidad de IA dentro de LogisticsWMS opera bajo supervisión humana.

El personal autorizado puede revisar las interacciones de IA para:

• evaluar el rendimiento del sistema
• identificar errores o resultados inesperados
• mejorar la funcionalidad del sistema
• garantizar el cumplimiento de los requisitos de seguridad y protección de datos.

Los usuarios también pueden solicitar revisión humana de interacciones específicas de IA a través de funcionalidades de la plataforma.

12. Sus Derechos bajo el RGPD

Las personas ubicadas en la Unión Europea tienen los siguientes derechos respecto a sus datos personales:

• el derecho a acceder a los datos personales
• el derecho a corregir datos inexactos
• el derecho a solicitar la eliminación de los datos personales cuando sea aplicable
• el derecho a restringir el tratamiento
• el derecho a oponerse a ciertos tipos de tratamiento
• el derecho a la portabilidad de los datos cuando sea aplicable.

Las solicitudes relativas a datos personales deben normalmente dirigirse a la organización que actúa como Responsable del Tratamiento.

LogisticsWMS asistirá a los clientes en el cumplimiento de tales solicitudes cuando sea requerido por el RGPD.

13. Transparencia de la IA

De conformidad con el Reglamento de la UE sobre Inteligencia Artificial, los usuarios son informados cuando están interactuando con un sistema de inteligencia artificial.

Las respuestas, recomendaciones y resultados de IA dentro de la plataforma son generados automáticamente por modelos de aprendizaje automático.

La funcionalidad de IA proporcionada dentro de la plataforma está diseñada para apoyar la eficiencia operativa y la interacción con el usuario.

Ciertas funcionalidades pueden incluir asistencia automatizada, recomendaciones o acciones de flujo de trabajo predefinidas dependiendo de la configuración del sistema y los ajustes del cliente.

Cuando la naturaleza de la funcionalidad de IA o su uso previsto requiera transparencia, gobernanza o documentación adicionales, LogisticsWMS puede proporcionar avisos complementarios o documentación del producto.

14. Actualizaciones de Esta Política

Esta Política de Privacidad puede ser actualizada periódicamente para reflejar:

• cambios en las leyes y regulaciones aplicables
• mejoras en la plataforma
• actualizaciones de la funcionalidad de IA.

Cuando sea requerido, los usuarios serán notificados de actualizaciones significativas.

15. Contacto

Si tiene preguntas sobre esta Política de Privacidad o sobre el tratamiento de datos personales en la plataforma LogisticsWMS, por favor contacte:

LogisticsWMS
[email protected]